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分享审核思路|7.1资源-7.1.6组织的知识
发布日期:2022/10/25 9:10:45    浏览次数:561
7.1.6组织的知识
组织应确定必要的知识,以运行过程,并获得合格产品和服务。

为应对不断变化的需求和发展趋势,组织应审视现有的知识,确定如何获取或接触更多必要的知识和知识更新。
注1:组织的知识是组织特有的知识,通常从其经验中获得,是为实现组织目标所使用和共享的信息。
注2:组织的知识可基于:
a)内部来源(如知识产权、从经验获得的知识、从失败和成功项目汲取的经验和教训、获取和分享未成文的知识和经验,以及过程、产品和服务的改进结果):
b)外部来源(如标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方收集的知识)。

审核思路

知识,是组织在管理体系运营实践中所积累的认识客观世界的成果。
知识来源于数据和信息的升华,是用于创新和解决问题的有价值的信息集合,知识影响着员工创新和改进的智慧,尤其是预测未来可能需要的知识。
每个组织都拥有其特定的知识,包括通过管理实践和经验教训所获得的知识积累,这些知识的形成有助于组织实现其质量目标。
实施知识管理过程中,首先需界定所需的知识范围或边界、对知识进行分类、识别知识源(包括内部和外部的知识源对知识源进行开发、建立获取知识的渠道和方法、知识的贮存与管理、知识的应用与推广,包括知识培训、知识的更新等。
组织的知识通常包括与产品和服务有关的知识,与组织质量战略和质量文化建设有关的知识,与市场和品牌管理有关的知识,与产品和服务设计和开发技术有关的知识,与供应链管理有关的知识,与生产和服务提供技术有关的知识,与安全生产和环境保护有关的知识,与质量改进和创新方法有关的知识,与目标和绩效管理有关的知识,与质量经济性有关的知识与管理体系应用工具有关的知识,还包括与精益生产和六西格玛等有关的知识等。
组织对既有的知识应予以保持,规定内部人员查询所需知识的途径和方法,确保在必要范围内可以得到所需的知识。
随着社会的发展和科技的进步,不断涌现出许多新的知识。因此,组织应对既有的知识进行审视,补充所需的新的知识。
知识通常来自于组织内部和组织外部。
来自于内部的知识,包括诸如知识产权、从经历获得的知识。从失败和成功项目中获得的经验教训、获取和分享未形成文件的知识和经验,过程、产品和服务的改进结果。
来自于组织外部的知识,包括诸如标准、学术交流、专业会议,从顾客或外供方收集的知识。
组织应主动识别、获取和研究与组织应对市场环境变化和科学技术发展有关的知识,以便组织能够及时适应变化的趋势,对产品和服务进行创新,适应顾客不断变化的需求和期望。
在审核过程中,审核员应沟通其受审核方的知识类别和范围,获取知识的渠道和方法,以及知识的应用和更新的信息。

应用关注

(1)组织应考虑建立知识管理过程。知识管理是在获取、吸收、传播和应用知识方面支持组织的一组过程。知识管理的目的是“在正确的时间、正确的地段、具有正确的知识”。本条款将组织知识管理的对象界定为进行过程运作和实现产品/服务符合性所需的知识。这类知识主要指组织特定的知识,通常有经验获取。
(2)组织知识管理价值链包括知识获取知识分享、知识创新和知识应用四个环节。组织应时识别、确定和维护过程运行和实现产品和服务的符合性所需的各类知识,包括但不限于:
1)设计、工艺、制造、服务过程中获取的经验教训、失效分析等,包括对各类疏失、突发事件、特殊质量问题的应对措施等;
2)典型、批量、惯性问题的发生情况处置方法、结果记录、分析和结论意见等;
3)先进的管理理念、管理方法、最佳实践、工作方法、技能技艺、检测方法等;
4)科研成果、工艺成果、QC成果等;
5)产品性能说明书、产品使用说明书、产品故障分析、产品维护指南等;
6)知识产权(含专利和企业标准)等。
(3)组织应采用多方式获取所需的知识。如编辑发布、邮件采集、网页监采和建立经验库、知识库和行业数据库等。鼓励组织建立经验反馈系统,必要时导人知识管理信息系统,适时识别、获取和分享与产品和服务符合性有关的各类知识,涉及知识产权保护的应严格按照国内外知识产权保护相关法规执行。
(4)作为组织创新的一部分,知识创新始终随着时代的进步保持同步发展。尤其是在互联网时代。知识的更新瞬息万变。组织应随着内外部环境的变化及时创新知识结构、确保可持续发展。
(5)组织应采取各种措施和借助必要的工具方法,将获取的各类知识应用到过程各个环节,包括及时更新必要的作业流程和标准,以确保质量管理体系有效运行。组织可以从知识的生成,编码和转移三个阶段分类导入具体的工具和方法。
在知识生成阶段,可以借助于各种综合型的搜索引擎(如百度和垂直的搜索引擎(如地图搜索等,及时获取外部知识;也可以利用数据总结、分类、聚类和关联规则等各类数据挖掘工具获取原始数据中隐含的、有意义的高价值知识。还可以利用知识合成工具将零乱的知识加以合成形成一个体系或相互关联的关系,清楚地将不同的内容联系起来以供使用,以确保能够及时使用相关业务周围的关联知识。
在知识编码阶段,为便于传播和使用,通常按照流程知识,事实知识、编目知识和文化知识四大类,对获取的知识实施标准化编纂。主要是通过建立知识仓库存储知识条目以及与之相关的事件、知识的使用记录、来源线索等相关信息,以实现隐性知识的显性化、杂乱知识的有序化。或建立知识地图,方便组织的人员在短时间内找到所需要的知识,以大大缩短知识获取的时间。
组织应使用各种知识转移工具以确保知识及时流动,如建立网上培训系统和知识推送系统等让组织员工及时获取公司战略等相关知识信息,让知识创造价值。
(6)组织在开展知识管理工作的时候,应把知识管理工作放在组织战略的高度进行考虑,建立专门知识管理人员和机构对其负责。从而实现其知识管理的持续改善,将知识管理真正固化为组织核心竞争力构建的长效工具、方法和机制。
(7)对于组织而言,组织的知识一直存在于现有管理体系中并在日常经营管理中实际应用。审核员应在审核开始前进行充分和必要的知识储备,尤其围绕所认证的质量管理体系范围获取必需的知识并在现场审核过程中加以验证。对于部分已经导人知识管理体系的组织,审核员可以围绕该系统开展审核,判断组织是否能通过识别、收集和应用所需的知识为组织创造价值,并确保知识在组织内的流动以实现知识共享、经验分享,为组织的持续改进提供支持和各类信息资源。
当出现以下问题时,应引起审核员的关注,如:保留的大量数据从未进行分析;重复投资开发已存在的知识;同类问题在本组织内重复发生;解决问题后并未纳入规范;重要的隐性知识掌握在少数几个员工手中,又无防止流失的措施;相同工作因人不同而绩效差异极大等。


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